ABONNEMENTS
OpenSI permet de gérer plusieurs types d’abonnements à montant fixe.
Ce module se présente en deux parties :
Le menu modèles et le menu abonnements.
En page d’accueil du module apparaissent les factures à émettre. S’il y en a d’affichées,vous pourrez les générer (bouton du bas).
L’onglet « dernières factures émises » permet de voir la dernière liste de factures générées et de les rééditer,
le cas échéant.
1- Menu modèles
Au départ aucun modèle d’abonnement n’existe, il faut les créer au fil des besoins.
Cliquer sur le bouton « Nouveau modèle ».
En premier lieu, il faudra saisir les paramètres du modèle, ensuite les paramètres de facture et enfin, les paramètres de règlement.
Paramètres du modèle
La référence, le libellé et le préfixe sont libres.
La périodicité de facturation est à choisir entre jours, semaine, mois, année.
Idem pour la durée du contrat et la durée de reconduction du contrat.
Reconduction tacite ou sans reconduction.
Délai de préavis de résiliation du contrat : de 1 à 3 mois
Paramètres de facture
Responsable : liste de choix parmi les utilisateurs d’OpenSi.
Code tarifaire : Laisser à tarif 1
Pôle d’activité : choix selon les différents pôles créés en configuration des dossiers.
Génération Facture : laisse le choix de générer les factures « x » jours à l’avance.
Nb de périodes offertes : possibilité d’offrir « x » périodes au début de l’abonnement.
Type de facturation : avant utilisation de la période (terme à échoir) ou après utilisation de la période (terme échu).
Paramètres de règlement
Idem aux paramètres de règlement de la Fiche Client.
Corps du modèle
Saisie des informations de l’abonnement (de la même manière que l’on saisirait un ou plusieurs articles), qui seront reprises dans la facture.
Bas du modèle
Nous retrouvons les mêmes informations que dans une facture.
Il ne reste plus qu’à l’enregistrer pour qu’il soit utilisable lors de la création d’un abonnement.
2- Menu abonnements
Sur l’interface de la Gestion des abonnements s’affiche la liste des abonnements déjà créés.
Des filtres permettent d’affiner la recherche dans cette liste.
Référence modèle : choix parmi tous les modèles créés
Type de Contrat : choix entre reconduction tacite et sans reconduction
Etat : choix entre tous les non-résilié, en cours, en attente, terminé et résilié.
Il est possible également de rechercher par date
Le bouton « nouvel abonnement » ouvre la fenêtre de choix d’un modèle (d’abonnement).
Une fois le modèle sélectionné, l’interface d’abonnement s’affiche.
Onglet Paramètres abonnement
- Ce sont les paramètres par défaut saisis dans le modèle. Ils sont toutefois modifiables, sans que cela influe sur le modèle. Ces modifications n’agiront que sur cet abonnement.
- La zone facturation/livraison est identique à celle des factures, avoirs, BL…
- Dans la zone « règlement » s’affichent les paramètres saisis dans le modèle, ils sont aussi modifiables à ce stade et ces modifications n’agiront que sur cet abonnement.
- Il est également possible d’imprimer l’abonnement avec ses échéances (bouton « imprimer l’abonnement »).
Onglet Facture type
Dans cette interface sont saisis les éléments constitutifs de la facture.
Onglet Echéancier
S’affichent, dans cette zone, les échéances de l’abonnement.