TRAITEMENTS DES RETOURS DE MARCHANDISES PAR LE CLIENT
CAS N°1 - La rétractation
La rétractation consiste en une reprise de marchandise pure et simple
- Revenir dans la commande du client. Logiquement cette affaire est clôturée car la marchandise a été commandée, livrée et facturée.
Entrer dans la commande, la déclôturer
et revenir dans l'affaire.
Sélectionner la ligne du BL, cliquer sur le bouton "Nouveau RC" qui s'est activé.
Sélectionner le "Type de Retour" ("Reprise de marchandise", car c'est une rétractation), transférer les articles retournés vers le Bon de Retour, valider le BR puis valider la réception de la marchandise. L'action de valider la réception incrémentera le stock automatiquement.
Si vous oubliez de sélectionner un type de retour, un message vous avertira et vous empêchera de continuer à gérer le retour.
La validation de la réception du retour clôturera l'affaire car il n'y rien à renvoyer au client.
Du point de vue de la gestion financière, il faudra procéder à un remboursement de la marchandise retournée.
Il faudra donc en premier lieu, créer un Avoir à partir de la Facture concernée et le valider.
Ne garder sur cet Avoir que les éléments concernés par le remboursement (correspondant à la marchandise figurant sur le bon de réception).
Lors du remboursement, aller dans "Opérations diverses"-"Règlements Clients" - Onglet "Remboursements", saisir le remboursement et enregistrer.
La fenêtre d'imputation du remboursement vous proposera l'avoir concerné, il suffira de valider l'imputation.
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CAS N°2 - L'échange de marchandise impliquant la même référence article
Ce cas impliquera de cocher "Echange" au lieu de "Reprise" et de valider le retour.
La commande, ne se clôturera pas contrairement à la reprise, mais attendra un nouveau BL pour l'envoi de la marchandise échangée.
La validation du BL clôturera la commande.
Lorsqu'un client vous renvoie un article pour échange (même référence), voici la marche à suivre :
Aller dans l'affaire (en général elle est clôturée) et dans la commande.
Dé-clôturer la commande.
Revenez dans l'affaire, sélectionnez le BL et faites "Nouveau RC" (retour client)
Cliquez sur "Echange de marchandise" et transférez l'article
Puis validez le BR
Validez la réception lorsque que vous l'avez réellement reçu.
Ensuite retournez dans l'affaire et faites un nouveau Bon de livraison (Nouveau BL), et validez-le.
L'affaire se clôturera d'elle même.
Vos aurez noté que vous n'avez absolument pas besoin de faire ni une nouvelle commande, ni un avoir.
CAS N°3 - "L'échange" de marchandise impliquant deux articles n'ayant pas la même référence, mais ayant le même prix
Ce cas impliquera de cocher "Reprise" au lieu de "Echange" et de valider le retour.
Puis aller modifier la commande en rajoutant le nouvel article.
De ce fait la commande modifiée permettra de faire un nouveau BL et une nouvelle facture.
Du point de vue financier, faire un avoir à partir de la 1ere facture, en enlevant les articles non-concernés par le retour et en enlevant les frais de port s'il y a lieu.
Faire, depuis l'affaire la facture du nouveau produit expédié, puis affecter l'avoir à cette facture dans la gestion des règlements clients (onglet "Règlements").
(Il est bien entendu que l'Avoir et la nouvelle facture seront du même montant).
CAS particulier - L'échange porte sur un article différent ayant un prix différent
Il faut faire une reprise de l'article retourné et faire un avoir du montant de cet article (car l'échange ne concerne que les produits identiques).
Faire une nouvelle commande à la main dans la même affaire du nouvel article, faire BL et Facture (appliquer l'avoir à la nouvelle facture en gestion des règlements clients).
Si le nouvel article est moins cher que celui retourné, faire un remboursement de la différence.
Si le nouvel article est plus cher que celui retourné, faire payer la différence et imputer le règlement de la différence dans la gestion des règlements clients.