IMPORT / EXPORT CSV - EXCEL
Caractères autorisés dans le nom des fichiers
- Lettres minuscules [a-z]
- Lettres majuscules [A-Z]
- Chiffres [0-9]
- Espace
- Point . (sauf 2 points à la suite ..)
- Underscore (souligné) _
- Tiret '-
Tout autre caractère est interdit
Ce module permet d'effectuer des imports et des exports des fichiers suivants :
- Article Fournisseur
- Fiche Article
- Fiche Client
- Fiche Fournisseur
- Paramétrage Stocks
- Composition Article
- Tarif Fournisseur
- Suppression Article Fournisseur
Article fournisseur :
Correspond aux données qui figurent dans l'onglet "Fournisseur" de la Fiche Article.
Ce sont les données de liaison entre l'article et son (ou ses) fournisseur(s).
Le fichier est composé des champs suivants : (Les 4 premiers champs sont toujours obligatoires en cas de ré-import du fichier)
- Référence article
- Numéro fournisseur (identifiant du fournisseur dans OpenSi)
- Référence fournisseur (référence de l'article chez le fournisseur. Si c'est la même, la reporter dans la colonne)
- Prix d'achat fournisseur
- Quantité minimale de commande
- Multiple de commande
- Délai de réapprovisionnement (en jours)
- Nombre d'unités par pack
- Frais logistiques
- Possibilité de livraison directe
- Quantité en stock (chez le fournisseur)
- Numéro d'ordre
- Remise
Il est possible de faire un export comprenant les articles qui ne sont pas encore liés à un fournisseur, et il est aussi possible de sélectionner un fournisseur précis, dans ce cas, les articles non liés n'apparaîtront pas dans la liste, même si la case est cochée.
Fiche article :
Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglets "Fiche signalétique" et "Prix".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0
Le champ systématiquement obligatoire lors de l'import est :
- Référence article
| FICHE SIGNALETIQUE | PRIX |
| Référence article | Unité de vente |
| Référence modèle | Taux de TVA |
| Marque | Quantité par colis |
| Désignation | Eco taxe |
| Famille 1 | Unité de poids |
| Famille 2 | Poids brut |
| Famille 3 | Poids net |
| Référence fabricant | Unité des dimensions |
| Code barre | Hauteur |
| Code NC8 | Longueur |
| Conditionnement | Largeur |
| Article de substitution | Unité de volume* |
| Article à l'achat | Volume |
| Article à la vente | Prix d'achat |
| Prestation | Frais d'approvisionnement |
| Attribut 1 | Actif |
| Attribut 2 | Tarif 1 |
| Attribut 3 | Tarif 2 |
| Attribut 4 | Tarif 3 |
| Attribut 5 | Tarif 4 |
| Attribut 6 | Tarif 5 |
| Description 1 | Coef Tarif 1 |
| Description 2 | Coef Tarif 2 |
| Actif | Coef Tarif 3 |
| Privilégier la livraison directe fournisseur | Coef Tarif 4 |
| N° de série obligatoire | Coef Tarif 5 |
| N° de lot obligatoire | Marge 1 |
| DLC obligatoire | Marge 2 |
| Code pays d'origine | Marge 3 |
| Référence logistique | Marge 4 |
| Date de création | Marge 5 |
| Type article (U - F - N) | Tarif 1 TTC |
| Code NGP | Tarif 2 TTC |
| Tarif 3 TTC | |
| Tarif 4 TTC | |
| Tarif 5 TTC | |
| Prix public HT | |
| Colisage spécifique | |
| Classe ABC | |
|
|
* Tableau des codes des unités de volumes
(à renseigner dans le fichier d'import, champ unité de volume, si besoin est)
| Libellé | Abréviation | Type | Code |
| Unité | U | Unité | U |
| Mètre (m) | m | Longueur | M |
| Gramme (g) | g | Poids | G |
| KiloGramme (kg) | kg | Poids | KG |
| Tonne (t) | t | Poids | T |
| Mètre Carré (m²) | m² | Surface | M2 |
| Millimètre Carré (mm²) | mm² | Surface | MM2 |
| Litre (l) | l | Capacité | L |
| Mètre Cube (m³) | m³ | Volume | M3 |
| Jours (J) | J | Temps | J |
| Heures (H) | H | Temps | H |
| Centimètre (cm) | cm | Longueur | CM |
| Millimètre (mm) | mm | Longueur | MM |
| Centimètre Cube (cm³) | cm³ | Volume | CM3 |
| Décimètre Cube (dm³) | dm³ | Volume | DM3 |
Fiche Client :
Correspond aux données qui figurent dans la fiche client, onglets "Fiche signalétique" et "Eléments de gestion".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0
| FICHE SIGNALETIQUE | ELEMENTS DE GESTION | |||
| Référence client | Téléphone 1 | Mon numéro de fournisseur | Mode de règlement | |
| Type de client | Téléphone 2 | Responsable | Délai de règlement | |
| Type de société | Téléphone 3 | Bloqué | Type de règlement | |
| Dénomination | Fax 1 | Code couleur | Jour de fin de mois | |
| Civilité* | Fax 2 | Commentaires | Banque de remise | |
| Nom | Email 1 | Indications de commande | Numéro de compte | |
| Prenom | Email 2 | Actif | Encours autorisé | |
| Adresse 1 | Site web | Catégorie Hors ligne | Commentaires sur facture | |
| Adresse 2 | Famille | Catégorie Web | Assujetti à la TVA | |
| Adresse 3 | Pôle d'activité | Taux de pénalité | ||
| Code postal | Revendeur | Taux de remise | ||
| Ville | Numéro de SIRET | Code tarifaire | ||
| Pays | Code NAF | Frais de port | ||
| Code pays | Numéro de TVA | Franco de port | ||
| Montant franco de port | ||||
| Organisme de livraison | ||||
| Bon de livraison chiffré | ||||
| Nombre de bons client |
* Civilité : Champ non-renseigné=0, Monsieur=1, Madame=2, Mademoiselle=3
ATTENTION !!
Si le champ "Pays" est utilisé, il est obligatoire d'y associer le champ "Code pays", car c'est ce champ qui sera le "déterminant" pour le Pays (voir : http://www.iso.org/iso/fr/french_country_names_and_code_elements).
S'il n'est pas utilisé, le Pays prendra la valeur par défaut : "France", même si le champ indique un autre pays.
Fiche fournisseur :
Correspond aux données qui figurent dans la fiche fournisseur, onglets "Fiche signalétique" et "Eléments de gestion".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0
| FICHE SIGNALETIQUE | ELEMENTS DE GESTION | ||
| N° Fournisseur | Téléphone 1 | Code client | Mode de règlement |
| Dénomination | Téléphone 2 | Responsable | Délai de règlement (jours) |
| Type de société | Téléphone 3 | Code couleur | Type de règlement (N/F) |
| Civilité* | Fax 1 | Date d'ouverture de compte | Jour de fin de mois |
| Nom | Fax 2 | Actif | Banque de paiement |
| Prénom | Email 1 | Qualité de la relation | Numéro de compte |
| Adresse 1 | Email 2 | Respect des délais | Encours autorisé |
| Adresse 2 | Site web | Compétitivité | Franco de port |
| Adresse 3 | Famille | Commentaires | Montant franco de port |
| Code postal | Pôle d'activité | Indications de commande | Frais de port |
| Ville | N° de SIRET | Délai de livraison | |
| Pays | Code NAF | Livraison directe | |
| Code pays | N° de TVA | Site Web de commande | |
| Logisticien | Login Web | ||
| Mot de passe Web | |||
| Taux de remise |
* Civilité : Champ non-renseigné=0, Monsieur=1, Madame=2, Mademoiselle=3
ATTENTION !!
Si le champ "Pays" est utilisé, il est obligatoire d'y associer le champ "Code pays", car c'est ce champ qui sera le "déterminant" pour le Pays. (voir : http://www.iso.org/iso/fr/french_country_names_and_code_elements).
S'il n'est pas utilisé, le Pays prendra la valeur par défaut : "France", même si le champ indique un autre pays.
Paramétrage Stock :
Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglet "Stocks".
| Référence article |
| Code du dépôt |
| Zone de stockage |
| Stock d'alerte |
| Stock de sécurité |
| Stock maximum |
Composition article :
Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglet "Composition".
| Référence article |
| Référence composant |
| Quantité |
Tarif fournisseur :
Permet de mettre à jour les tarifs fournisseurs qui figurent dans l'onglet fournisseur de la fiche article
Suppression Article fournisseur :
Permet de délier des articles aux fournisseurs
Attribut article :
Permet de lier un attribut et sa valeur à un article
LES MENUS DEROULANTS
Type d'Import (ou Export) : Ce sont les cas décrits ci-dessus.
Format d'Import (ou Export) : "indéfini" tant que vous n'aurez pas enregistré vos propres formats. Chaque format enregistré sera immédiatement disponible dans le menu déroulant.
Séparateur de champs (Import comme Export) : Il faut préciser quel est le signe typographique dans les cinq proposés, que saura interpréter l'application qui ouvrira le fichier.
Pour un import dans OpenSi, préférer le ";" dans la mesure du possible.
Délimiteur de texte : C'est le signe typographique utilisé dans le champ (cellule) pour délimiter le texte à l'intérieur de celle-ci.
Exemple :
Référence article ; Désignation ; Famille 1 ; (Séparateur de champs ; )
"ADG0245" "appareil de photo" "photographie" (Délimiteur de texte " )
En cas de doute, laisser le séparateur et délimiteur proposés par défaut.
Importer à partir de la ligne : Par défaut l'import se fait à partir de la ligne 1. Mais vous pouvez choisir d'importer à partir d'une autre ligne, par exemple si votre fichier contient une ou plusieurs lignes d'en-tête que vous ne souhaitez pas importer.
Exemple :
IMPORT D'UN FICHIER ARTICLE-FOURNISSEUR
La procédure est la suivante :
- Exclure les champs non désirés en les passant dans la fenêtre de gauche. Il faut les sélectionner et les passer à gauche à l'aide de la flèche.
- Les champs avec * sont sélectionnés par défaut, ils sont obligatoires.
Les champs passés dans la fenêtre de gauche peuvent être re-sélectionnés si besoin et repassés à droite.
La sélection de deux ou plusieurs lignes qui ne se suivent pas se fait à l'aide de la touche "Ctrl".
La sélection de deux ou plusieurs lignes qui se suivent se fait à l'aide de la touche "Shift" (Maj).
Lorsque les champs sont définis, il restera à importer le fichier correspondant qui mettra à jour les données existantes.
ATTENTION !
Le fichier doit présenter le même nombre de colonnes, et dans le même ordre que de champs sélectionnés dans l'interface (fenêtre de droite "Champs importés").
Le fichier à importer est obligatoirement un fichier au format CSV.
Remarque pour les utilisateurs d'Excel
Lorsque l'on importe un fichier dans Excel il faut savoir que si la liste comporte des champs entièrement composés de chiffres et commençant par un ou plusieurs 0, ils seront supprimés par excel. En revanche si les champs contiennent aussi des caractères alphabétiques, dans ce cas excel ne modifiera pas le contenu du champ.
Exemple :
000486 ==> 486 après import dans excel
000486B ==> 000486B après import dans excel
De même, si on a un champ de type siret ou code ean
SIRET : 43044587400026 ==>4,30446E+13
EAN : 1234567891234 ==> 1,23457E+12
Donc lorsque l'on veut ouvrir dans Excel des CSV (séparateur Point-virgule) contenant des champs ayant ces caractéristiques, il faut faire un import :
Suivre les indications jusqu'à la dernière étape et indiquer pour toutes les colonnes que c'est du texte et terminer.
Cette procédure vous permettra de ne rien perdre.
EXPORT DE DONNEES
Les Exports suivent la même procédure que les Imports, l'interface est totalement identique.
La seule différence est qu'il n'y a pas de données pré-sélectionnées à l'export.