IMPORT / EXPORT CSV - EXCEL

 

Caractères autorisés dans le nom des fichiers
- Lettres minuscules [a-z]
- Lettres majuscules [A-Z]
- Chiffres [0-9]
- Espace
- Point . (sauf 2 points à la suite ..)
- Underscore (souligné) _
- Tiret '-
Tout autre caractère est interdit

Ce module permet d'effectuer des imports et des exports des fichiers suivants : 

- Article Fournisseur
- Fiche Article
- Fiche Client
- Fiche Fournisseur
- Paramétrage Stocks
- Composition Article
- Tarif Fournisseur
- Suppression Article Fournisseur

Article fournisseur :

Correspond aux données qui figurent dans l'onglet "Fournisseur" de la Fiche Article.

Ce sont les données de liaison entre l'article et son (ou ses) fournisseur(s).

Le fichier est composé des champs suivants : (Les 4 premiers champs sont toujours obligatoires en cas de ré-import du fichier)
- Référence article 
- Numéro fournisseur (identifiant du fournisseur dans OpenSi)
- Référence fournisseur (référence de l'article chez le fournisseur. Si c'est la même, la reporter dans la colonne)
- Prix d'achat fournisseur
- Quantité minimale de commande
- Multiple de commande
- Délai de réapprovisionnement (en jours)
- Nombre d'unités par pack
- Frais logistiques
- Possibilité de livraison directe
- Quantité en stock (chez le fournisseur)
- Numéro d'ordre
- Remise

Il est possible de faire un export comprenant les articles qui ne sont pas encore liés à un fournisseur, et il est aussi possible de sélectionner un fournisseur précis, dans ce cas, les articles non liés n'apparaîtront pas dans la liste, même si la case est cochée.


Fiche article :

Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglets "Fiche signalétique" et "Prix".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0
Le champ systématiquement obligatoire lors de l'import est :
- Référence article


FICHE SIGNALETIQUE PRIX
Référence article Unité de vente
Référence modèle Taux de TVA
Marque Quantité par colis
Désignation Eco taxe
Famille 1 Unité de poids
Famille 2 Poids brut
Famille 3 Poids net
Référence fabricant Unité des dimensions
Code barre Hauteur
Code NC8 Longueur
Conditionnement Largeur
Article de substitution Unité de volume*
Article à l'achat Volume
Article à la vente Prix d'achat
Prestation Frais d'approvisionnement
Attribut 1 Actif
Attribut 2 Tarif 1
Attribut 3 Tarif 2
Attribut 4 Tarif 3
Attribut 5 Tarif 4
Attribut 6 Tarif 5
Description 1 Coef Tarif 1
Description 2 Coef Tarif 2
Actif Coef Tarif 3
Privilégier la livraison directe fournisseur Coef Tarif 4
N° de série obligatoire Coef Tarif 5
N° de lot obligatoire Marge 1
DLC obligatoire Marge 2
Code pays d'origine Marge 3
Référence logistique Marge 4
Date de création Marge 5
Type article (U - F - N) Tarif 1 TTC
Code NGP Tarif 2 TTC
  Tarif 3 TTC
  Tarif 4 TTC
  Tarif 5 TTC
  Prix public HT
  Colisage spécifique
  Classe ABC
 

 


* Tableau des codes des unités de volumes
(à renseigner dans le fichier d'import, champ unité de volume, si besoin est)

Libellé Abréviation Type Code
Unité U Unité U
Mètre (m) m Longueur M
Gramme (g) g Poids G
KiloGramme (kg) kg Poids KG
Tonne (t) t Poids T
Mètre Carré (m²) Surface M2
Millimètre Carré (mm²) mm² Surface MM2
Litre (l) l Capacité L
Mètre Cube (m³) Volume M3
Jours (J) J Temps J
Heures (H) H Temps H
Centimètre (cm) cm Longueur CM
Millimètre (mm) mm Longueur MM
Centimètre Cube (cm³) cm³ Volume CM3
Décimètre Cube (dm³) dm³ Volume DM3



Fiche Client :


Correspond aux données qui figurent dans la fiche client, onglets "Fiche signalétique" et "Eléments de gestion".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0

FICHE SIGNALETIQUE       ELEMENTS DE GESTION
Référence client Téléphone 1 Mon numéro de fournisseur   Mode de règlement
Type de client Téléphone 2 Responsable   Délai de règlement
Type de société Téléphone 3 Bloqué   Type de règlement
Dénomination Fax 1 Code couleur   Jour de fin de mois
Civilité* Fax 2 Commentaires   Banque de remise
Nom Email 1 Indications de commande   Numéro de compte
Prenom Email 2 Actif   Encours autorisé
Adresse 1 Site web Catégorie Hors ligne   Commentaires sur facture
Adresse 2 Famille Catégorie Web   Assujetti à la TVA
Adresse 3 Pôle d'activité     Taux de pénalité
Code postal Revendeur     Taux de remise
Ville Numéro de SIRET     Code tarifaire
Pays Code NAF     Frais de port
Code pays Numéro de TVA     Franco de port
        Montant franco de port
        Organisme de livraison
        Bon de livraison chiffré
        Nombre de bons client

* Civilité : Champ non-renseigné=0, Monsieur=1, Madame=2, Mademoiselle=3

ATTENTION !!

Si le champ "Pays" est utilisé, il est obligatoire d'y associer le champ "Code pays", car c'est ce champ qui sera le "déterminant" pour le Pays (voir : http://www.iso.org/iso/fr/french_country_names_and_code_elements).
S'il n'est pas utilisé, le Pays prendra la valeur par défaut : "France", même si le champ indique un autre pays.

 

Fiche fournisseur :

Correspond aux données qui figurent dans la fiche fournisseur, onglets "Fiche signalétique" et "Eléments de gestion".
Les champs booléens sont du type : VRAI=1 , FAUX=0

FICHE SIGNALETIQUE     ELEMENTS DE GESTION
N° Fournisseur Téléphone 1 Code client Mode de règlement
Dénomination Téléphone 2 Responsable Délai de règlement (jours)
Type de société Téléphone 3 Code couleur Type de règlement (N/F)
Civilité* Fax 1 Date d'ouverture de compte Jour de fin de mois
Nom Fax 2 Actif Banque de paiement
Prénom Email 1 Qualité de la relation Numéro de compte
Adresse 1 Email 2 Respect des délais Encours autorisé
Adresse 2 Site web Compétitivité Franco de port
Adresse 3 Famille Commentaires Montant franco de port
Code postal Pôle d'activité Indications de commande Frais de port
Ville N° de SIRET   Délai de livraison
Pays Code NAF   Livraison directe
Code pays N° de TVA   Site Web de commande
  Logisticien   Login Web
      Mot de passe Web
      Taux de remise

* Civilité : Champ non-renseigné=0, Monsieur=1, Madame=2, Mademoiselle=3

ATTENTION !!
Si le champ "Pays" est utilisé, il est obligatoire d'y associer le champ "Code pays", car c'est ce champ qui sera le "déterminant" pour le Pays. (voir : http://www.iso.org/iso/fr/french_country_names_and_code_elements).
S'il n'est pas utilisé, le Pays prendra la valeur par défaut : "France", même si le champ indique un autre pays.

 

Paramétrage Stock :

Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglet "Stocks".

Référence article
Code du dépôt
Zone de stockage
Stock d'alerte
Stock de sécurité
Stock maximum

 

Composition article :

Correspond aux données qui figurent dans la fiche article, onglet "Composition".

Référence article
Référence composant
Quantité
 
 
 

 

Tarif fournisseur :

Permet de mettre à jour les tarifs fournisseurs qui figurent dans l'onglet fournisseur de la fiche article

 

Suppression Article fournisseur :

Permet de délier des articles aux fournisseurs

 

Attribut article :

Permet de lier un attribut et sa valeur à un article

 

 

LES MENUS DEROULANTS

Type d'Import (ou Export) : Ce sont les cas décrits ci-dessus.
Format d'Import (ou Export) :  "indéfini" tant que vous n'aurez pas enregistré vos propres formats. Chaque format enregistré sera immédiatement disponible dans le menu déroulant.
Séparateur de champs (Import comme Export) : Il faut préciser quel est le signe typographique dans les cinq proposés, que saura interpréter l'application qui ouvrira le fichier.
Pour un import dans OpenSi, préférer le ";" dans la mesure du possible.
Délimiteur de texte : C'est le signe typographique utilisé dans le champ (cellule) pour délimiter le texte à l'intérieur de celle-ci.

Exemple :
Référence article ; Désignation ; Famille 1 ; (Séparateur de champs  ; )
"ADG0245" "appareil de photo" "photographie" (Délimiteur de texte  " )
En cas de doute, laisser le séparateur et délimiteur proposés par défaut.

Importer à partir de la ligne : Par défaut l'import se fait à partir de la ligne 1. Mais vous pouvez choisir d'importer à partir d'une autre ligne, par exemple si votre fichier contient une ou plusieurs lignes d'en-tête que vous ne souhaitez pas importer.


Exemple :
IMPORT D'UN FICHIER ARTICLE-FOURNISSEUR

La procédure est la suivante :

  1. Exclure les champs non désirés en les passant dans la fenêtre de gauche. Il faut les sélectionner et les passer à gauche à l'aide de la flèche.
  2. Les champs avec * sont sélectionnés par défaut, ils sont obligatoires.



Les champs passés dans la fenêtre de gauche peuvent être re-sélectionnés si besoin et repassés à droite.

La sélection de deux ou plusieurs lignes qui ne se suivent pas se fait à l'aide de la touche "Ctrl".
La sélection de deux ou plusieurs lignes qui se suivent se fait à l'aide de la touche "Shift" (Maj).



Lorsque les champs sont définis, il restera à importer le fichier correspondant qui mettra à jour les données existantes.

ATTENTION !
Le fichier doit présenter le même nombre de colonnes, et dans le même ordre que de champs sélectionnés dans l'interface (fenêtre de droite "Champs importés").
Le fichier à importer est obligatoirement un fichier au format CSV.

 

Remarque pour les utilisateurs d'Excel

Lorsque l'on importe un fichier dans Excel il faut savoir que si la liste comporte des champs entièrement composés de chiffres et commençant par un ou plusieurs 0, ils seront supprimés par excel. En revanche si les champs contiennent aussi des caractères alphabétiques, dans ce cas excel ne modifiera pas le contenu du champ.
Exemple :
000486 ==> 486 après import dans excel
000486B ==> 000486B après import dans excel

De même, si on a un champ de type siret ou code ean
SIRET : 43044587400026 ==>4,30446E+13

EAN : 1234567891234 ==> 1,23457E+12

Donc lorsque l'on veut ouvrir dans Excel des CSV (séparateur Point-virgule) contenant des champs ayant ces caractéristiques, il faut faire un import :

Suivre les indications jusqu'à la dernière étape et indiquer pour toutes les colonnes que c'est du texte et terminer.

Cette procédure vous permettra de ne rien perdre.



EXPORT DE DONNEES

Les Exports suivent la même procédure que les Imports, l'interface est totalement identique.
La seule différence est qu'il n'y a pas de données pré-sélectionnées à l'export.