GESTION DES UTILISATEURS
L'administrateur (créé par OpenSI lors de la mise en production du dossier) doit créer les autres utilisateurs de l'entreprise et leur affecter les droits leur incombant.
1. Gestion des Utilisateurs
Entrer dans l’interface afin de créer un nouvel utilisateur.
Saisir le login et le mot de passe que vous désirez, puis au moins le nom de l'utilisateur.
Si vous cochez la case administrateur, cet utilisateur pourra créer et modifier d'autres utilisateurs.
Ensuite, cliquer sur l'onglet "Droits sur dossier".
La fenêtre de gauche affiche le ou les dossiers à autoriser.
Sélectionner un dossier, et le faire passer à droite en cliquant sur la petite flèche ">>".
L'opération inverse est également possible.
Ensuite, sélectionner le dossier voulu pour y affecter les droits.
Droits généraux
Tous les droits sont activés par défaut, sauf les droits sur Gestion des Contacts et Transactions Bancaires
- Gestion commerciale : accès au module Gestion commerciale
- Comptabilité : accès au module Comptabilité
- Gestion des contacts : accès au module Gestion des contacts
- Transactions bancaires : accès au module des transactions bancaires (activation du module sur demande à OpenSi)
- Configuration des dosssiers : accès au module de Configuration du dossier
- Droits direction : Donne la visibilité sur le chiffre d'affaires de tous les commerciaux et sur tous les contacts du module de Gestion des contacts. Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne verra que les clients et fournisseurs dont il est responsable ainsi que le chiffre d'affaires s'y rapportant. Il ne verra aussi que les contacts qu'il aura créés dans le module Gestion des contacts. Il ne verra pas l'histogramme du chiffre d'affaires de la société.
- Clôture de la facturation : droit à clôturer le mois de facturation manuellement si l'automatisation de cette clôture a été désactivée dans la configuration du dossier.
- Edition listes de documents dans les menus de vente : droit d'éditer cette liste.
- Visualisation des totaux dans les menus de vente : droit de voir ces totaux.
- Gestion du responsable de commande client : Droit de modifier le responsable dans l'interface de la commande.
- Anonymisation d'une fiche client : Concerne uniquement les fiches clients Particuliers. Ce droit vous donne accès à un bouton supplémentaire au bas de la fiche client, "Anonymiser". Lorsque ce bouton est cliqué la fiche client disparaît des listes et les données sont supprimées. Cette opération est irréversible. a n'utiliser qu'à la demande du client qui veut faire valoir son droit à "l'oubli" en regard des directives de la RGPD.
- Validation de commande fournisseur : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur pourra créer une commande fournisseur, mais ne pourra pas la valider.
- Validation de commande client : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur pourra créer une commande client, mais ne pourra pas la valider.
- Validation de commande client montant = 0 : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur pourra créer une commande client dont le montant sera égal à 0, mais ne pourra pas la valider.
- Validation d'un transfert de stock : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne pourra pas valider un transfert de stock.
- Validation d'un inventaire de stock : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne pourra pas valider un inventaire.
- Validation d'un Bon de Réception : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne pourra pas valider un Bon de Réception.
- Validation d'un Bon de Livraison : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne pourra pas valider un Bon de Livraison.
- Validation d'un devis jusqu'à : Si le champ montant reste vide, il n'y a pas de limite au montant du devis.
- Annulation d'un Bon de Livraison : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne pourra pas annuler un Bon de Livraison.
Menus Gestion commerciale
Tous les droits sont activés par défaut.
Tiers
- Clients : Accès aux fiches clients (consultation, création, modification, suppression)
- Fournisseurs : Accès aux fiches fournisseurs (consultation, création, modification, suppression)
- Commerciaux : Accès aux fiches commerciaux (consultation, création, modification, suppression)
Ventes
- Devis : (consultation, création, modification, archivage)
- Affaires : (consultation, création, modification, suppression)
- Factures - Avoirs : (consultation, création, modification)
- Facturation automatique : (consultation, génération des factures)
- Envoi des factures : (consultation, envoi des factures et Avoirs)
- Abonnements : (consultation, création, modification)
Expéditions
- Expéditions des commandes : (consultation, validation)
- Expéditions des transferts : (consultation, validation)
- Préparation des expéditions : (consultation, création)
- Suivi logistique : (Export transporteur, Import colis, Confirmation d'expédition)
Achats
- Commandes : (consultation, création, modification, suppression)
- Préparation des commandes : (consultation, modification, génération des bons de commande)
- Réception des commandes : (consultation, saisie réception commandes)
- Gestion des retours : (consultation, création, édition)
- Factures - Avoirs : (consultation, création, modification)
Articles
- Articles : Accès aux fiches articles (consultation, création, modification, suppression)
- Gestion des tarifs : (saisie en lot de nouveaux tarifs)
- Fabrication : (consultation, création, modification, suppression)
- Traçabilité des articles : (consultation, éditions)
Stocks
- Transfers de Stocks : (consultation, création, modification)
- Entrées/Sorties de Stocks : (Modification)
- Paramétrage des Stocks : (consultation, création)
- Inventaire : (consultation, création, modification, suppression)
- Transfert des stocks : (consultation, création)
- Mouvements de stock : (consultation, éditions)
Opérations diverses
- Règlements Clients : (consultation, saisie)
- Règlements Fournisseurs : (consultation, saisie)
- Remises en banque : (affectation, validation)
- Editions : (consultation, éditions)
- Tableaux de bord : (consultation)
- Transferts en comptabilité : (affectation, validation)
- Export IDEP : (édition)
- Import / Export CSV : (import et export des fichiers suivants : "Articles fournisseurs", "Fiches Articles", "Fiches Clients", "Fiches Fournisseurs", "Paramétrages Stocks" )
- Changer le mot de passe : (écriture et validation)
Menus Comptabilité
Tous les droits sont activés par défaut.
Comptabilité
- Saisie : Accès à la saisie des écritures (consultation, écriture,modification, suppression)
- Révision des Comptes: Accès au Lettrage des écritures (consultation, création, modification, suppression)
- Transfert / Copie / Suppression : Accès au module de transfert d'écritures, de copie d'écritures, de suppression d'écritures. Attention, les suppressions d'écritures sont irréversibles !
- Rapprochement bancaire : (consultation, écriture, modification, suppression)
- Clôture : module de clôture mensuelle (consultation, écriture)
- Clôture d'exercice : module de clôture annuelle (consultation, écriture)
Editions
- Balance : (consultation, édition)
- Centralisateur : (consultation, édition)
- Grand Livre : (consultation, édition)
- Journaux : (consultation, édition)
- Balance âgée : (consultation, édition)
- Bilan : (consultation, édition)
- Compte de résultat : (consultation, édition)
- SIG : (consultation, édition)
- Plan comptable : (consultation, édition)
Suivi d'activité
- Tableau de bord de gestion : (consultation, édition)
- Tableau de bord de trésorerie : (consultation, édition)
Analytique
- Gestion des comptes : (consultation, écriture, édition)
- Grand livre analytique : (consultation, édition)
- Paramétrages : (consultation, écriture, édition)
Opérations diverses
- Comptes / Journaux : (consultation, création)
- Abonnements d'écriture : (consultation, création)
- Modèles d'écriture : (consultation, création)
- Import de relevés bancaires : (consultation, création)
- Import / Export d'écritures : (création)
- Changer de mot de passe : (modification)
Droits sur Etablissements
Possibilité d'affecter les droits sur les établissements
Droits sur Dépôts
Mêmes possibilités que pour les établissements.
Gestion des Profils
Il est possible de créer des profils et de les affecter ensuite aux utilisateurs, ce qui permet de ne pas avoir à ressaisir à chaque fois la même chose.
L'interface se présente de la même manière sauf qu'il y a un champ "Intitulé" qui permet de donner un nom à chaque profil.
Ensuite l'attribution du profil se fera en "Gestion des Utilisateurs"
